Googleドライブの共有方法まとめ。共有アイテムの設定・解除から共有できない場合まで紹介

Gドライブ共有ガイド

こんにちは!ライター業で「Googleドライブ」を愛用しているサッシ(@3104nkmr)です。

ファイルやフォルダの共有に「Googleドライブ」使っていますか?

実はGoogleアカウントを持っていない人にもかんたんに閲覧してもらえるので、すごく便利なんですよ。(ダウンロードもok!)

今回は、以下の内容で「Googleドライブの共有方法まとめ」をお届けします。

  • Googleドライブの「共有」とは?:「共有アイテム」や「共有権限」について
  • ファイル/フォルダの共有方法、共有権限の設定の仕方【pc/スマホ共通】
  • 共有を解除・削除する方法
  • 共有できない・見れない場合は?



グーグルドライブの「共有」とは?:「共有アイテム」や「共有権限」について

「共有」とは「web上でファイル/フォルダにアクセス可」になる機能

まず、Googleドライブの「共有」とは何かをかんたんに紹介しますね。

Googleドライブの「共有」とは、「他の人がweb上でファイルやフォルダにアクセスできるようになる」機能です。

Googleドライブにファイル/フォルダを作ると、それぞれ固有の「URL」が作られるので、そのURLを他の人に教えてアクセスしてもらう形になります

共有できるファイルの種類は何でも大丈夫ですよ。

Googleのアプリ「Googleドキュメント」や「Googleスプレッドシート」以外にも、例えば以下のようなファイルたちだってokです!

  • jpegやgifやpng
  • pdf
  • エクセルやワード
 

「共有アイテム」って?ダウンロードもok!

共有されたファイルやフォルダは「共有アイテム」という項目に収納されます。

共有アイテム

例えば、Aさんがファイルを作成し、Bさん・Cさんと共有した場合、ファイルの置き場は以下のようになりますよ。

  • Aさん・・・マイドライブ
  • Bさん・Cさん・・・共有アイテム

共有したファイルやフォルダは、自分のパソコン/スマホに「ダウンロード&保存」もできますよ。



「共有」すると、何ができるの?「閲覧だけ」や「編集もOK」が選べる!

Googleドライブでファイルやフォルダを共有すると、以下のようなことが可能になります。

  • ファイル・・・閲覧、コメント、編集
  • フォルダ・・・閲覧、編集・削除・移動

「コメント」は、ファイル内の文章や画像に「付箋(ふせん)」を貼ってそこに書き込む感じです。

ファイル内のテキスト自体を編集・追加はできませんが、本文の周辺やコメント欄に自分の意見を残すことが出来ます。(以下の画像参照)

コメント
▲好きな場所に緑色でコメントを提案できます
コメント欄
▲コメント欄を開くと、共有者の残したコメントが見られます
 

共有権限って?

ファイル/フォルダの元々の作成者(オーナー)が誰かと共有をしようとするとき、以下の3種類の「共有権限」のどれかを選択して与えることになります。

  • 編集者
  • コメント可
  • 閲覧者
編集者・コメント可・閲覧者

例えば、社内の制作チームの人は「編集者」、社内の他のチームの人は「コメント可」、社外のクライアントさんは「閲覧者」なんて使い分けができますね!
 

ファイル/フォルダの共有方法、共有権限の設定の仕方【pc/スマホ(iPhone・Android)共通】

では、実際に「Googoleドライブ」でファイルやフォルダを共有する方法を紹介します。

誰かと共有する方法は大きく分けて以下の2種類がありますよ。

  • 招待
  • URLを送信

それぞれ順番に説明しますね。

パソコンでもスマホでも、やり方はほぼ同じです。

「招待」の場合

共有したい相手がGoogleのアカウントを持っている場合、「名前」か「メールアドレス」で直接招待することが出来ます。

共有したいファイル/フォルダを右クリックすると出てくるメニューの中にある「共有」をクリックしてください。

共有

表示される中の「ユーザー」の項目に「名前」か「メールアドレス」を入力します。

他のユーザーと共有

右端の「ペン」マークをクリックすると、以下の3種類の「共有権限」が選べますよ。

  • 編集者
  • コメント可
  • 閲覧者
編集者・コメント可・閲覧者
フォルダの共有の場合は、「編集可」か「閲覧のみ可」の2択です。

編集可・閲覧のみ可

共有権限を選んだら、「完了」をクリックすればokです!
 

URLを送信する場合

相手がGoogleアカウントを持っていない場合は、ファイル/フォルダの「URL」を送ることで共有が可能です。URLを受け取る側は一切Googleにログインしなくて済むんですよ!

URLを送信する場合も、最初は「招待」のときと同じ手順です。

共有したいファイル/フォルダを右クリックして、「共有可能なリンクを取得」をクリックしてください。

共有可能なリンクを作成

URLが作成されるので、作成されたURLをコピーします。

url

あとは、共有したい人にメールやSNSでそのURLを送信すればokです。

通常は、URLで共有する場合は「閲覧のみ可」という権限になっています。

「共有設定」をクリックすると、「コメント可」や「編集可」に変更することも出来ますよ。

他のユーザーと共有




共有を解除・削除する方法

続いて、共有を解除・削除する方法です。

共有を解除するには、まず解除したいファイル/フォルダを選んで以下のように進んでください。

右クリック > 「共有」 > 詳細設定

すると、共有の設定をしているユーザーが表示されるので、右端の「バツ(×)」をクリックします。

バツ

これで、共有相手はファイル/フォルダにアクセスできなくなりますよ。

ちなみに、オーナーがファイル/フォルダを削除すると、そのファイル/フォルダは共有相手の「共有アイテム」から削除されます!

だから、もしオーナーAさんが「もう私は作業や〜めた。あとはBさんよろしくっ!」というときは、以下のような手順がおすすめです。

Bさんが「マイドライブ」にファイルを追加 > Aさんがファイルを削除

このようにすれば、オーナーAさんがファイルを削除(=共有を解除)しても、Bさんは作業を引き継いで進められますよ。

もちろん、共有相手が「共有アイテム」を削除しても、オーナーのところに元々あるファイルは残ります



共有できない・見れない場合は?

最後に、「共有できない・見れない」場合についてです。

ファイルやフォルダが共有できない・見られない場合は、だいたい以下の2つのどちらかが原因だと考えてください。

  • 権限がない
  • 端末・アプリの不具合

シンプルに、自分には「共有権限」が与えられていないケースが圧倒的に多いです。

オーナーに確認して、「招待」や「URL送信」をもう一度お願いしてみてください。

他には、スマホ端末や「Googleドライブ」アプリの不具合の可能性もあります。

スマホの再起動や、アプリのアップデートを試してみてくださいね。



まとめ

最後に、今回ご紹介した「Googleドライブで共有」のポイントをまとめて並べておきますね。

  • どんな種類のファイルも共有可能
  • Googleアカウント無しでも共有は可能
  • 「閲覧のみ」「コメント可」「編集も可」などの権限が選べる
  • 共有したファイルのダウンロード・保存も可能

パソコンはもちろん、スマホアプリでもサクッとかんたんに共有できますよ。気軽に試してみてくださいね!

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